Factureer je al Peppolproof?

Minder administratie, meer architectuur

Processen lijken op gebouwen: je wil er vlot en zonder obstakels doorheen bewegen. Daarom centraliseert Milient al je gegevens in één interface. Zo kan je in hun Pluriell by Milient-platform en applicatie je projecten plannen, werfverslagen opstellen en factureren. Dat laatste gebeurt natuurlijk Peppolproof, want vanaf 1 januari 2026 is dat verplichte kost. Is jouw kantoor er klaar voor?

Administratie is waarschijnlijk niet het favoriete aspect van je job als architect. Toch beheer je gegevens van verschillende projecten in één of meerdere tools, of misschien zelfs op papier. Milient ontwikkelde een totaaloplossing voor projectbeheer en administratie van architecten- en studiebureaus: Pluriell by Milient. Dit najaar komt daar ook facturatie volgens Peppol bij. “Bedrijven – en dus ook architectenkantoren – zijn vanaf 1 januari 2026 verplicht te factureren via het Peppol-systeem”, licht Glenn Viaene, salesdirector en vennoot van Pluriell by Milient, toe. 

Peppol is een beveiligd Europees netwerk dat bedrijven toelaat om onderling elektronische facturen uit te wisselen op een veilige manier. Zowel grote bedrijven als eenmanszaken moeten hieraan confirmeren. Ook architecten ontsnappen er niet aan. “Daarom is onze facturatietool Peppolproof. Wanneer je een factuur aanmaakt, wordt er tegelijk een Peppol-versie gegenereerd. Zo voldoe je aan de nieuwe vereisten, zonder extra moeite. Ook inkomende e-facturen verwerk je eenvoudig.” Om hun klanten te assisteren bij deze nieuwe manier van werken, organiseert Pluriell by Milient verschillende online infosessies. 

Milient op zak

Naast het digitale platform neem je Pluriell by Milient ook mee in zakformaat. Al is de mobiele applicatie geen één-op-éénvertaling van het platform naar je smartphone. Viaene: “Het is echt een compagnon-app, die je assisteert bij werfbezoeken en meetings. Je kan je tijdsregistratie er makkelijk in bijhouden en hebt toegang tot je contacten. Binnenkort kan je er ook werfverslagen in noteren. Complexere taken zoals facturatie en planning zijn bewust weggelaten: die doen klanten liever op kantoor.”

Ook het platform zelf evolueert. Zo is er nu een analytics-luik in de maak. “Vandaag kan je met de tool al nacalculatie doen van je prognoses. Dit breiden we nog verder uit, zodat je verschillende domeinen zoals financiën, planning en werkbelasting kan koppelen en eigen dashboards kan bouwen. Zeker voor grotere bureaus is het interessant om data op hun eigen manier te linken en inzichten te verkrijgen in rendabiliteit, budgetten en planning. Je kan bijvoorbeeld werkbelasting koppelen aan tijdsregistratie en zien wat de werkelijke belasting van elke medewerker is.”

Eenvoudige overstap, strakke opvolging

Milient stampte eerst zijn Waalse community uit de grond en focust zich sinds een jaar met de oplossing Pluriell by Milient ook op de Vlaamse markt. “We merken dat Nederlandstalige architecten al hun eigen systemen hebben voor tijdsregistratie en planning. Vaak zijn dat verschillende systemen voor aparte taken, die niet met elkaar in contact staan. Denk aan een ingewikkelde Excelsheet met verschillende formules, die bij de minste wijziging een foutmelding geeft. De grote meerwaarde die wij bieden is de koppeling van data en domeinen. Wanneer tijdsregistratie en facturatie in één tool gebeuren, is er minder ruimte voor inefficiëntie en fouten. Dat wordt geapprecieerd, want heel wat architecten verwijzen hun concullega’s naar ons door.”

Overstappen van Excelsheets, losse notities of andere tools naar Milient doe je niet alleen. Via een geautomatiseerd onboardingprocess en online trainingsplatform leren medewerkers de tool gebruiken. Daarnaast kunnen ze hun prangende vragen stellen tijdens opvolgingsgesprekken. Ook een opleiding ter plaatse behoort tot de mogelijkheden. “Wanneer kantoren overstappen naar ons systeem nemen we hun data over. Zo kunnen ze alles terugvinden van lopende en afgelopen projecten. Erg belangrijk voor architecten. Daarnaast krijgen we vooral complimenten op de gebruiksvriendelijkheid van ons platform. Milient is uniek in dat het zich specifiek op architecten en studiebureaus richt. Het is voor hen gemaakt en dat merken ze. Het werkt gewoon.”